為增進系統效率，SHOPLINE 後台將自動封存成立時間已久的既有訂單，著重將系統效能應用於處理較近期的訂單，提升整體使用體驗。
本篇文章將分別介紹：
一、訂單封存規則
若符合訂單封存條件，訂單將移至「訂單封存區」封存（詳細介紹可參考下文）。以下為訂單封存的條件限制：
1. 符合訂單自動封存的訂單種類
A. 成立超過 2 年的一般訂單
B. 超過 90 天的已刪除訂單
C. 店家訂閱方案到期 90 天後的訂單
2. 暫不封存的訂單種類
A. 定期購訂單
B. 未完成的預購訂單（訂單狀態為「處理中」或「已確認」）
3. 網店預購訂單封存條件（皆須符合）
A. 成立時間超過 2 年
B. 訂單狀態轉為「已完成／已取消」且送貨狀態轉為「已到達／已取貨」超過 180 天後
4. 實體店預訂單封存條件（皆須符合）
A. 成立時間超過 2 年
B. 訂單狀態轉為「已完成／已取消」超過 180 天後
＊注意：
- 網店預購訂單的定義取決於訂單中是否有預購商品。若訂單中的預購商品皆刪除，則此訂單將視為一般訂單，適用於上述 1. 符合訂單自動封存的訂單種類的一般訂單封存條件。
- 實體店預訂單的定義取決於訂單類型（即首次結帳時是否點按「預訂」），適用於 4. 實體店預訂單封存條件。
- 建議您在訂單封存前，定期匯出並自行保留訂單報表，以免封存後因資料量過大影響匯出。大量匯出封存訂單時，處理時間可能較長，也可能因系統逾時導致失敗；如遇此情況，請縮短日期區間並分批匯出。
二、訂單封存區介紹
前往「網店後台 > 訂單管理 > 訂單 > 網店／POS」，下拉至頁面底部。點按「封存訂單」可查看封存訂單的基本介紹。點按「訂單封存區」可前往訂單封存區。
訂單封存區與「訂單」頁面的顯示頁籤、欄位大致相同，惟不支援顯示自訂單號。以下將介紹如何查詢封存訂單、封存訂單頁詳情、匯出封存訂單報表。
1. 查詢封存訂單
訂單封存區預設不顯示訂單，店家需透過篩選功能查看封存訂單。
A. 透過「訂單日期」篩選訂單
篩選條件選擇「訂單日期」，並選擇欲查看的時間區間。請注意時間區間上限為 100 天。
B. 透過「訂單號碼」篩選訂單
篩選條件選擇「訂單號碼」，並在右側輸入框輸入欲查看的訂單號碼。輸入規則如下：
- 需輸入完整訂單號碼，若號碼不完整則無法查詢。
- 若輸入多筆訂單號碼，中間須以空格分開，搜尋上限為 300 筆訂單號碼。
- 若輸入非封存的訂單號碼，則無法查詢。
訂單查詢可能需耗費一些時間，請耐心等候。
2. 封存訂單詳情頁
A. 網店
- 僅可查閱，無法編輯欄位。
- 無「訂單標籤」、「訂單通訊」、「發票資訊」、「訂單活動紀錄」區塊
B. 實體店
- 僅可查閱，無法編輯欄位。
- 無「交易紀錄」、「訂單活動紀錄」區塊
3. 匯出封存報表
於「訂單封存區」頁面，點按右側的「匯出封存報表」按鈕。
進入匯出頁面後，請進行以下相關報表設定。
A. 報表類型
選擇匯出網店或實體店的封存報表。
B. 匯出條件
- 自訂日期範圍設定日期範圍：預設帶入操作當日，時間區間最多可選擇 366 天。
- 依訂單號碼匯出：直接輸入欲查看的訂單號碼，輸入上限為 1000 筆訂單號碼。
點按「匯出」後，報表將寄到您的電郵信箱，您也可以前往「報表及分析 > 大量作業進度」中下載報表。
＊注意：
- 封存報表與一般訂單報表欄位大致相同，惟有以下欄位差異。
- 網店：「網店封存報表」不支援購物車編號、儲位編號、合併來源訂單號碼、管理員備註。
-
實體店：
- 「實體店封存訂單明細」僅包含實體店的封存訂單，Smart OMO 相關訂單請於網店封存報表中匯出。
- 不支援手動匯出實體店「交易紀錄」、「交易紀錄明細」封存報表，如有需求，請洽 SHOPLINE 線上顧問。
- 建議您在訂單封存前，定期匯出並自行保留訂單報表，以免封存後因資料量過大影響匯出。大量匯出封存訂單時，處理時間可能較長，也可能因系統逾時導致失敗；如遇此情況，請縮短日期區間並分批匯出。
三、注意事項
- 若原訂單封存前有退貨單，封存後，該退貨單將不再顯示於「訂單管理 > 退貨單」頁面。
發票相關
- 於「發票管理」中管理發票時，若原訂單已被封存，點按訂單號碼會引導您至「訂單封存區」中該訂單的訂單詳情頁。
商品評價相關
- 於「商品及分類 > 商品評價」中管理商品評價時，若原訂單已被封存，點按訂單號碼會引導您至「訂單封存區」中該訂單的訂單詳情頁。
- 於「商店前台 > 會員中心 > 評價」中，封存訂單的訂單號碼不會顯示於「待評價訂單」區塊。
紀錄相關
- 於「後台商品編輯頁 > 異動紀錄 > 活動紀錄／庫存異動」頁籤中，若訂單已被封存，點按訂單號碼會引導您至「訂單封存區」中該訂單的訂單詳情頁。
- 於後台加購品、贈品編輯頁的使用紀錄中，若訂單已被封存，點按訂單號碼會引導您至「訂單封存區」中該訂單的訂單詳情頁。
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