訂單管理介面介紹|訂單管理

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因應龐大的訂單處理需求,您能於訂單管理頁面中,自行調整訂單的付款、送貨狀態等;也能套用多種篩選條件,利用這些條件篩選出特定訂單,包括:訂單標籤、付款方式、物流狀態、送貨方式、標籤 / 報表狀態(標籤狀態僅台灣 / 新台幣商店可見)、訂單類型等,讓您操作更簡便。

 

一、查看訂單列表

前往「商店後台 > 訂單管理 > 訂單」可查看所有網店及 POS 的訂單。

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點按右上方「查看訂單分析」按鈕,可查看更詳細的訂單數據。

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二、查看訂單詳情及更改狀態

步驟一:更改付款 / 送貨狀態

當顧客完成下單後,此時的訂單狀態預設為「處理中」,送貨狀態為「備貨中」,付款狀態為「未付款」。

如該筆訂單使用無串接的付款方式(例如:銀行轉帳 / ATM),您可在後台查閱訂單並單筆或批次更改付款狀態。例如:您自行對帳完成後,將該筆訂單付款狀態從「未付款」更改為「已付款」。

*注意:如果使用串接的付款方式,系統會自動更新付款狀態;但若您在系統更新前已手動調整,那系統將不會再次更新,以您手動更新的狀態為主。

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此外,您可在後台查閱訂單並單筆或批次更改送貨狀態,例如:將送貨狀態從「備貨中」更改為「發貨中」。

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*注意:
若訂單使用串接物流,在訂單的配送狀態為「可供出貨」時:

  • 您可以在送貨狀態變更至「已發貨」之前,自行將訂單的送貨狀態由「備貨中」轉成「發貨中」,也可將「發貨中」訂單改回「備貨中」。若勾選需寄信通知顧客,顧客將會收到訂單當下的即時貨態通知信。
  • 串接物流「備貨中」、「發貨中」以外的貨態是由物流商依據實際運送情況回傳更新訂單若使用無串接物流,則是以您手動更新「備貨中」、「發貨中」以外的狀態。若勾選需寄信通知顧客,顧客將會收到訂單當下的即時貨態通知信。

 

步驟二:通知顧客

確認更改狀態時,您可選擇是否要以電郵通知顧客,若勾選此選項,則顧客會收到更改狀態通知信。

狀態通知信.png

 

可選擇發送不同的訂單通知

若有開啟「自訂訊息內容」功能,點按「重新發送通知」按鈕時,將可以選擇發送不同的訂單通知。
*注意:如需啟用簡訊功能,請聯絡線上顧問。

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不同訂單通知.png

更多關於「自訂訊息內容」的詳細說明請參考:自訂訊息內容自訂訊息內容-系統文字列表

 

三、搜尋及篩選訂單

於 SHOPLINE 後台「訂單管理 > 訂單 > 更多篩選設定」中,可選擇的篩選條件及內容如下:

  1. 訂單狀態:
    處理中 / 已確認 / 已完成 / 已取消
  2. 訂單標籤:
    包含(OR) / 同時包含(AND)/ 不包含
  3. 付款狀態:
    未付款 / 付款失敗 / 超過付款時間 / 已付款 / 退款中 / 已退款 / 已部分退款
  4. 付款方式:依據店家後台有設定的付款方式顯示
  5. 送貨狀態:
    備貨中 / 發貨中 / 已發貨 / 已到達 / 已取貨 / 已退回 / 退回中
  6. 送貨方式 : 依據店家後台有設定的送貨方式顯示
  7. 標籤 / 報表狀態:
    寄貨標籤 - 未列印 / 寄貨標籤 - 已列印 /
    撿貨單 - 未匯出 / 撿貨單 - 已匯出 / 訂單明細 - 未匯出 / 訂單明細 - 已匯出
      (「標籤狀態」僅台灣店家可見,且此篩選條件只出現在 7-11 C2C / B2C 及全家 B2C 訂單管理頁面 / 黑貓宅配訂單管理頁面)
  8. 訂單類型:
    預購訂單 / 非預購訂單
  9. 商品詳情編輯狀態:
    已編輯 / 未編輯
  10. 拆單狀態:
    母訂單 / 子訂單 / 一般訂單(未拆單)
  11. 訂單來源:
    前台購物網站 / 後台管理系統
  12. 購物金回補狀態:
    已回補 / 未回補

 

步驟一:篩選訂單

前往「 SHOPLINE 後台 > 訂單管理 > 訂單 > 更多篩選設定 > 增加篩選條件」,會出現下拉選單,您可自行選定訂單狀態 / 付款狀態 / 付款方式 / 送貨狀態 / 送貨方式 / 標籤狀態 / 報表狀態等選項,即可篩選出符合該條件的訂單:

增加篩選條件.png

 

步驟二 :增加篩選條件

您可同時加入多項篩選條件;選擇一項篩選條件後,再次點選「增加篩選條件」,即可增加更多

更多篩選條件.png

 

步驟三:透過關鍵字 / 自訂欄位 /  貨號 SKU 搜尋

除了增加篩選條件外,您也可進一步透過訂單列表上方的搜尋框,輸入關鍵字 / 多筆訂單 / 電話號碼 / 自訂欄位 /  貨號 SKU / 社群名稱(SC),搜尋符合所有條件及關鍵字的訂單。

搜尋關鍵字.png

  • 搜尋關鍵字 
    可透過顧客名字 / 電話 / 電郵 / 訂單號碼 / 送貨編號 / 產品名稱等資訊來搜尋訂單。關鍵字.png

  • 搜尋自訂欄位
    可透過訂單內的顧客自訂欄位來搜尋訂單,顧客自訂欄位至多有 5(您可以自行於顧客設定頁面設定,但不包含搜尋生日、性別等顧客基本欄位,詳細設定請參考:蒐集顧客資訊功能|顧客登入設定)。
    只要其中一個自訂欄位有符合關鍵字,該訂單就會出現於搜尋結果中。
    *注意:僅適用於搜尋 2021 / 1 / 1 以後所成立的訂單。
    自訂欄位.png

    搜尋英文及數字:
    • 輸入英文關鍵字「 SHOPLINE 」,系統將「 SHOPLINE 」視為一個詞組搜尋,但輸入「 SH、SHOP、sho、shop、shopli 」等斷字字首也可搜尋得到。
    • 若是在詞組前後方加入「英 / 數文字」,或是中間字串則將無法搜尋到例如:輸入 「 SHOPLINE 123、123 SHOPLINE、OPLIN、HOP 」,皆無法搜尋到關鍵字「 SHOPLINE 」的自訂欄位訂單。
      *備註:一段英 / 數文字中間有空格即視為兩個詞組。

    搜尋中文:

    • 搜尋中文關鍵字「卡地亞酒紅」,則輸入任單一字詞都可以搜尋到,例如「卡、地、亞、酒、紅、卡地亞、酒紅、卡地酒紅」皆可搜尋到。
    • 若是在詞組前後方加入不相關的文字,將無法搜尋到,例如輸入「紅色、酒紅色、那卡地」等就無法搜尋到關鍵字「卡地亞酒紅」的自訂欄位訂單。

  • 搜尋貨號 SKU
    可透過訂單內的商品貨號來搜尋訂單。可以搜尋到的商品貨號包含:一般商品 / 商品個別款式 / 加購品 / 贈品 / 組合商品內子商品的貨號。
    *注意:
    1. 搜尋多筆貨號請以「空格 / " " 符號」隔開,單次上限最多 10 筆。
    2. 僅適用於搜尋 2021 / 6 / 1 以後所成立的訂單。
    若您想了解更多商品貨號 SKU 操作,請參考:商品貨號(SKU)
    貨號.png

    利用貨號搜尋訂單時,有兩個搜尋條件可以選擇:
    包含
    • 包含(OR):訂單內的商品只要包含其中一筆的搜尋貨號,即會出現在搜尋結果頁面中。
      範例說明
      訂單 A:商品 1(貨號 123)、商品 2(貨號 456)
      訂單 B:商品 1(貨號 123)
      此時搜尋「貨號 123、456 」,並選擇「包含(OR)」搜尋條件,
      則訂單 A 及訂單 B 皆會出現在搜尋結果頁面中。
    • 同時包含(AND):訂單內的商品必須包含全部的搜尋貨號,才會出現在搜尋結果頁面中。
      範例說明
      訂單 A:商品 1(貨號 123)、商品 2(貨號 456)
      訂單 B:商品 1(貨號 123)
      此時搜尋「貨號 123、456 」,並選擇「同時包含(AND)」搜尋條件,
      則只有訂單 A 會出現在搜尋結果頁面中。

 

步驟四:預設訂單條件

為了使您更方便管理,一般訂單管理頁面預設了「訂單處理中 / 未付款 / 備貨中」三項分類,您可直接點選分類查看符合條件的訂單。

*注意:若您有開啟其他功能,可能會出現不同欄位。

訂單預設.png

 

如有開通其他串接物流服務的店家,也可於此處篩選進一步的分類查看訂單:

選物流.png

 

四、訂單跨頁全選

遇上大量訂單管理需求時,使用訂單跨頁全選功能,可協助您一次性匯出所需資料,包含「撿貨單 / 訂單報表 / 出貨單」。

1. 支援頁面

  • 一般訂單管理

    • 訂單處理中
    • 未付款
    • 備貨中

*注意:在上述三個頁面中增加篩選條件時,支援訂單跨頁全選;使用搜尋關鍵字時,不支援訂單跨頁全選。

一般訂單.png

*注意:在上述四個頁面中增加篩選條件時,支援訂單跨頁全選;使用搜尋關鍵字時,不支援訂單跨頁全選。
新竹物流.png
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2. 操作步驟

步驟一:

前往「SHOPLINE 後台 > 訂單管理 > 訂單」,在支援此功能的任一頁面勾選訂單號碼旁的欄位,將單頁訂單全選。

所有訂單.png

 

步驟二:

即可看見「已選 24 筆訂單」提示及「選取所有訂單」按鈕出現,請點按「選取所有訂單」。

勾選訂單.png

 

步驟三:

紅框處提示轉為「已選取所有訂單」,並附有「取消已選訂單」按鈕時,即表示完成訂單跨頁全選。

*注意:若您在選取所有訂單後,再次勾選任一訂單 / 點選其他頁面 / 增加篩選條件 / 搜尋關鍵字,皆會導致功能失效。

跨頁全選.png

 

步驟四:

點按「更多動作」,選擇匯出撿貨單 / 訂單報表 / 出貨單即可。
若您想了解匯出步驟,請參考:訂單匯出

更多動作匯出.png

 

3. 限制項目

使用訂單跨頁全選功能時,匯出報表數量可超過此限(系統將彈出錯誤提示):

  • 訂單報表:120,000 筆
  • 撿貨單:10,000 筆
  • 出貨單:2,500 筆

出貨超過2500單.png

 

使用訂單跨頁全選功能時,不支援以下操作(系統將自動反灰不支援的按鈕):

  • 批次動作

    • 更改狀態
    • 刪除
    • 新增標籤
    • 移除標籤
    • 作廢發票
      批次反灰.png

  • 物流批量執行

    • 執行出貨
      執行出貨反灰.png
    • 列印寄貨標籤
      寄貨標籤反灰.png
    • 列印標籤(包含其下拉選單中的所有選項)
    • 取消寄件
    • 托運總表
      3

  • 更多動作

    • 匯出訂單明細
      訂單明細反灰.png

 

 

延伸閱讀

 

 

 

 

 

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