歷史訂單自動封存功能

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為增進系統效率,SHOPLINE 後台將自動封存成立時間已久的既有訂單,著重將系統效能應用於處理較近期的訂單,提升整體使用體驗。

本文將介紹:

 

一、訂單封存規則

若符合訂單封存條件,訂單將移至「訂單封存區」封存(詳細介紹可參考下文)。以下為訂單封存的條件限制:

1. 符合訂單自動封存的訂單種類

A. 成立超過 2 年的一般訂單

B. 超過 90 天的已刪除訂單

C. 店家訂閱方案到期 90 天後的訂單


2. 暫不封存的訂單種類

A. 定期購訂單

B. 未完成的預購訂單(訂單狀態為「處理中」或「已確認」)


3. 網店預購訂單封存條件(皆須符合)

A. 成立時間超過 2 年

B. 訂單狀態轉為「已完成/已取消」且送貨狀態轉為「已到達/已取貨」超過 180 天後


4. 實體店預訂單封存條件(皆須符合)

A. 成立時間超過 2 年

B. 訂單狀態轉為「已完成/已取消」超過 180 天後


*注意:

  • 網店預購訂單的定義取決於訂單中是否有預購商品。若訂單中的預購商品皆刪除,則此訂單將視為一般訂單,適用於上述 1. 符合訂單自動封存的訂單種類的一般訂單封存條件。
  • 實體店預訂單的定義取決於訂單類型(即首次結帳時是否點按「預訂」),適用於 4. 實體店預訂單封存條件

 

 

二、訂單封存區介紹

前往「網店後台 > 訂單管理 > 訂單 > 網店/POS」,下拉至頁面底部。點按「封存訂單」可查看封存訂單的基本介紹。點按「訂單封存區」可前往訂單封存區。

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訂單封存區與「訂單」頁面的顯示頁籤、欄位大致相同,惟不支援顯示自訂單號。以下將介紹如何查詢封存訂單、封存訂單頁詳情、匯出封存訂單報表。

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1. 查詢封存訂單

訂單封存區預設不顯示訂單,店家需透過篩選功能查看封存訂單。

A. 透過「訂單日期」篩選訂單

篩選條件選擇「訂單日期」,並選擇欲查看的時間區間。請注意時間區間上限為 100

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B. 透過「訂單號碼」篩選訂單

篩選條件選擇「訂單號碼」,並在右側輸入框輸入欲查看的訂單號碼。輸入規則如下:

  1. 需輸入完整訂單號碼,若號碼不完整則無法查詢。
  2. 若輸入多筆訂單號碼,中間須以空格分開,搜尋上限為 300 筆訂單號碼。
  3. 若輸入非封存的訂單號碼,則無法查詢。

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訂單查詢可能需耗費一些時間,請耐心等候。

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2. 封存訂單詳情頁

A. 網店

  • 僅可查閱,無法編輯欄位。
  • 無「訂單標籤」、「訂單通訊」、「發票資訊」、「訂單活動紀錄」區塊

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B. 實體店

  • 僅可查閱,無法編輯欄位。
  • 無「交易紀錄」、「訂單活動紀錄」區塊

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3. 匯出封存報表

於「訂單封存區」頁面,點按右側的「匯出封存報表」按鈕。

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進入匯出頁面後,請進行以下相關報表設定。

A. 報表類型

選擇匯出網店或實體店的封存報表。

B. 匯出條件

  • 自訂日期範圍設定日期範圍:預設帶入操作當日,時間區間最多可選擇 366 天。
  • 依訂單號碼匯出:直接輸入欲查看的訂單號碼,輸入上限為 1000 筆訂單號碼。

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點按「匯出」後,報表將寄到您的電郵信箱,您也可以前往「報表及分析 > 大量作業進度」中下載報表。

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*注意:封存報表與一般訂單報表欄位大致相同,惟有以下欄位差異。

  • 網店:「網店封存報表」不支援購物車編號、儲位編號、合併來源訂單號碼、管理員備註。
  • 實體店:
    • 「實體店封存訂單明細」僅包含實體店的封存訂單,Smart OMO 相關訂單請於網店封存報表中匯出。
    • 不支援手動匯出實體店「交易紀錄」、「交易紀錄明細」封存報表,如有需求,請洽 SHOPLINE 線上顧問。

 

 

三、注意事項

  • 若原訂單封存前有退貨單,封存後,該退貨單將不再顯示於「訂單管理 > 退貨單」頁面。
  • 發票相關
    • 於「發票管理」中管理發票時,若原訂單已被封存,點按訂單號碼會引導您至「訂單封存區」中該訂單的訂單詳情頁。
  • 商品評價相關:
    • 於「商品及分類 > 商品評價」中管理商品評價時,若原訂單已被封存,點按訂單號碼會引導您至「訂單封存區」中該訂單的訂單詳情頁。
    • 於「商店前台 > 會員中心 > 評價」中,封存訂單的訂單號碼不會顯示於「待評價訂單」區塊。
  • 紀錄相關:
    • 於「後台商品編輯頁 > 異動紀錄 > 活動紀錄/庫存異動」頁籤中,若訂單已被封存,點按訂單號碼會引導您至「訂單封存區」中該訂單的訂單詳情頁。
    • 於後台加購品、贈品編輯頁的使用紀錄中,若訂單已被封存,點按訂單號碼會引導您至「訂單封存區」中該訂單的訂單詳情頁。

 

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