SHOPLINE 電子發票功能設定

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SHOPLINE 電子發票功能,將大幅節省繁瑣作業流程,從申請電子發票資格到開立作廢、中獎通知,協助您一站式管理網路商店與實體店面發票。
目前網店發票支援:年繳網路開店方案年繳社群購物方案,商店必須為公司戶且幣值須為台幣。

以下文章將分別介紹:

 

ㄧ、申請流程及發票設定

請您與線上顧問或開店顧問聯繫取得申請文件,後續將由專人引導您完成申請及設定,並於流程完成後通知您。若您想初步了解價格與服務可以點我參考
以下為開通完成後的設定說明:

 

1. 發票設定

前往「SHOPLINE 商店後台 > 設定 > 訂單設定」的發票設定區塊,即可看到您的商店税別、統一編號、事業別代號等資訊。

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✽注意:

  • 店長權限僅能修改「商店税別」、預設捐贈單位」及「海外稅項」。
  • 一般商店管理員權限僅能修改「預設捐贈單位」及「海外稅項」。
  • 發票設定開關、統一編號、事業別代碼皆不支援由店家更改,須透過線上顧問提出修改需求。

 

2. 自動開立發票設定

若您有開啟此功能,將根據下列條件自動開立發票。

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A. 開立時間點

  • 系統將於每日上午 9:00 至晚上 23:00 之間的每個整點,為有符合「自動開立條件」的訂單批次自動開立發票。
  • 晚上 23:00 至 24:00 成立的訂單,符合下列狀態的訂單將會逐筆自動開立發票。

B. 自動開立條件

需滿足以下所有標準,系統才會自動開立發票:

  • 該筆訂單為「30 天內」更新成「已付款」+ 訂單狀態為「非已取消」(包括處理中、已確認、已完成)
  • 未成功開立過發票(如先前有開立並作廢發票,系統不會再自動開立一次)
  • 訂單總金額須大於 0 元(如訂單金額為 0 元系統不自動開立,如需要開立,可以手動開立)
  • 發票相關設定正確無誤

 

3. 拆單發票設定

若您有啟用此功能,則拆單後的母訂單若已開立過發票,系統將會作廢原發票並根據拆單後的「母訂單內容」產生新發票。

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以下為此功能開啟/關閉時的表格說明:

 

拆單發票設定:開啟

拆單發票設定:關閉

原訂單發票尚未開立

根據拆單後的母/子訂單各自開立新發票

  • 原本訂單的發票不會被自動開立
  • 新的母/子訂單也不會被自動開立

原訂單發票已經開立

  • 作廢原本發票
  • 系統自動分別開立母/子訂單的發票
  • 維持原本訂單已開立的發票
  • 拆單後的母/子訂單皆不會自動開立發票

 

二、批次開立及作廢發票

步驟一

在「SHOPLINE 商店後台 > 訂單管理 > 訂單」篩選訂單狀態後,再點按批次動作下拉選單,選擇開立或作廢發票。

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所有訂單都可以勾選開立/作廢發票按鈕,但若選到已經開立/作廢發票的訂單且又再次點按開立/作廢時,發票並不會被重複開立/作廢,因此點按「批次開立/作廢發票」按鈕後,會出現以下彈跳視窗提醒您。

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步驟三

點按批次開立/作廢發票按鈕後,可以到「報表及分析 > 大量作業進度」查詢開立進度及狀況。

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若批次開立/作廢發票失敗,在結果匯出欄位會附上訂單連結供商店管理員查詢。

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✽注意:商店管理員必須擁有發票管理的「開立/作廢發票」權限才能看到「開立發票」或「作廢發票」的批次動作按鈕。

若您為轉移或重啟 SHOPLINE 電子發票服務,請重新確認管理員權限,並參考下方:
A. 若原先管理員是「授予全權」,則轉移後該管理員將維持既有權限。
B. 若原先管理員不是「授予全權」,則轉移後該管理員的『發票管理』 開立發票&作廢發票是空值,若需要給予權限需勾選後更新保存。

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三、發票管理頁面

1. 管理頁面介紹

前往「SHOPLINE 商店後台 > 發票管理」頁面,即可看到所有在 SHOPLINE 後台開立的發票資訊及狀態,也可以手動開立非 SHOPLINE 訂單的獨立發票。

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在此管理頁面上方,可以透過「訂單號碼/發票號碼/買受人姓名/統一編號」、「日期區間」、「開立渠道」、「發票狀態」來搜尋篩選所要查閱的發票,也可切換「訂單或是獨立發票」的頁籤,更方便查看發票資訊。

✽注意:若要透過訂單號碼、發票號碼、統一編號搜尋發票,則必須輸入全部號碼才能搜尋到。

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  • 點按列表區塊或發票號碼,會在頁面右側彈出該筆發票的詳細資訊。
  • 點按詳細資訊內的訂單號碼,則會另開視窗引導至訂單詳情。

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✽注意:

  • 商店管理員必須擁有發票管理的「開立/作廢發票」權限才能查閱發票管理頁面。
  • 若原為鯨躍用戶後轉換為 SHOPLINE 電子發票的店家,須前往「設定 > 管理員與安全設定 > 發票管理區塊」重新設定發票管理權限。
    • 若原授予全權」,轉換為 SHOPLINE 電子發票後,將維持授予全權的權限。
    • 若原「授予全權」,轉換為 SHOPLINE 電子發票後,「開立發票」及「作廢發票」權限將會是空值。

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四、新增獨立發票及作廢發票

新增獨立發票功能可供店家手動開立非 SHOPLINE 訂單的發票,且操作方式簡易方便。

新增發票前請注意:

  • 不支援選擇開立發票的日期時間,會以當下新增發票的日期/時間為開立時間,建議於開立前先行瞭解並遵守發票開立時間點的所有法律規範。
  • 不支援開立零元發票。
  • 新增發票的資訊皆為開立發票所用,不會影響顧客資料、商品庫存或訂單資料。 
  • 獨立發票只得單筆開立,不支援「大量匯入」。

首先在發票管理頁面中點右上角「新增」按鈕,前往新增發票頁面。

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1. 發票資訊

  • 税別:可單獨設定該筆發票需開立之税別。
  • 發票類型:可選擇為「雲端發票」、「捐贈發票」 、「二聯式紙本」、「公司戶發票」
  • 根據不同的發票類型會彈出需要填寫的資訊(如下表)

發票類型

選項

欄位

雲端發票

載具類型可選擇

1.會員載具

2.手機條碼載具

3.自然人憑證載具


1.N/A

2.手機條碼

3.自然人憑證

捐贈發票

(沒有載具類型)選項欄位會列出捐贈單位下拉選單

開立時需選擇捐贈單位(店家在後台可先預設捐贈單位)

公司戶發票

(沒有載具類型)  

需填入:統編抬頭(選填) /統一編號/發票寄送地址

二聯式紙本

(沒有載具類型)

需填入:發票寄送地址

 

2. 買受人資訊

  • 填寫買受人資訊時,可直接選擇「帶入顧客資訊」,節省輸入時間。
  • 可依據顧客姓名、手機號碼、電郵來搜尋顧客。
  • 帶入顧客資訊後,仍可編輯修改(在新增發票頁面修改買受人資訊,並不影響該顧客的資料)

3. 商品資訊

  • 填寫商品資訊時,可選擇「帶入商品資訊」或「自訂商品」。
  • 選擇帶入商品後,會展開現有的商品選項以供選擇,也可搜尋商品。
  • 帶入商品僅是複製商品名稱與價格等資訊節省您的輸入時間,實際上並沒有扣減庫存或紀錄。且帶入商品名稱與價格後仍可在頁面修改。

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完成填寫後點按「新增發票」按鈕,將會於頁面上方出現「成功開立發票」提示。

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4. 單筆作廢發票

在發票管理列表中,右滑至最右側點按「作廢按鈕」。

  • 點按「作廢」後需要填寫作廢該筆發票的原因。
  • 發票管理頁面不支援「批次作廢」,若需批次作廢需前往「後台 > 訂單管理 > 訂單」列表頁執行。

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五、匯出發票明細

  • 點按發票管理右上方「匯出」按鈕,會將發票明細寄到操作管理員的電郵。
  • 可選擇目前頁面、自訂區間(該區間不得超過 100 天)

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匯出後的發票明細資料如下:

  • 發票號碼
  • 訂單編號
  • 發票日期
  • 銷售額
  • 營業稅額
  • 總計 
  • 載具類別
  • 統一編號(只會在匯出報表中看到)
  • 發票狀態
  • 作廢日期
  • 開立通路(網店/實體店-門市名稱)

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六、日結列出

將店家每日的發票號碼使用情況(起號~迄號)及當日開立的各項發票總金額加總,以便您直接檢視發票總金額。

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七、注意事項及常見問題

1. 跨期發票不得作廢

跨期的判斷:系統設定單月的七號算過期,不允許使用者作廢。
例如:110 年 1 月及 2 月的發票,超過 3 月 7 日 23:59:59 點即不得作廢。

 

2. 免稅店家的運費、附加費為應稅

法規規定販賣免稅商品的店家(例:農產品等),運費及附加費為應稅項目。系統會直接將運費、附加費以應稅處理,包含「新增獨立發票」的運費、附加費皆為應稅項目。

 

3. 不支援一筆訂單中同時存在應稅、免稅商品

若同一筆訂單同時有應稅和免稅商品,請參考下列開立發票方式:
建議您開啟拆單、自動開立發票功能。若顧客下單同時有應稅及免稅商品,建議您手動拆單修改免稅訂單的税別,系統將自動重新開立母/子訂單發票。

 

4. 補打統編

若您想為已開立的發票補打統編,請於 SHOPLINE 商店後台以「作廢」 > 「編輯」 並重新開立的方式進行,為免上傳財政部資訊不一致,請勿直接在關貿平台執行補打統編的動作。若您未以此方式進行,則須自行負擔後續責任。

 

5. 補印發票

若需要補印發票,請登入關貿網路電子發票平台執行此功能,操作方式請參閱 SHOPLINE 團隊寄出給您的教學信件附上的《關貿平台系統操作手冊》

 

6. 折讓發票

遇跨期不可作廢的發票,請登入關貿網路電子發票平台,操作方式請參閱 SHOPLINE 團隊寄給您的教學信件附上的《關貿平台系統操作手冊》。當期發票如需退貨或金額扣減請於 SHOPLINE 商店後台作廢發票。另有錄製教學影片,提供相關連結供您點閱。

 

7. 如何判斷哪些訂單可透過 SHOPLINE 開立電子發票

前往「SHOPLINE 商店管理後台 > 訂單管理 > 訂單」點選進入訂單明細中,查看該訂單是否有出現「發票資訊」欄位,若有出現此欄位則表示顧客下單時系統已開通電子發票功能,且系統有向顧客索取發票資訊。

A. 尚未開立電子發票的畫面如下:

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當訂單已開立發票,則會在此欄位的下方出現「發票號碼」、「發票日期」、「發票狀態」等欄位。

B. 已開立電子發票的畫面如下:

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若訂單明細中找不到「發票資訊」此區塊的資料,則表示該張訂單成立時系統尚未啟用電子發票功能,故需由店家您自行處理發票開立事宜。

 

 

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