วิธีการบริหารจัดการคำสั่งซื้อ | การจัดการคำสั่งซื้อ – ศูนย์ช่วยเหลือ SHOPLINE

เพื่อรองรับการจัดการคำสั่งซื้อที่หล้นหลามในร้านค้า คุณสามารถปรับสถานะการชำระเงินและการจัดส่งได้โดยตรงในหน้ากาจจัดการคำสั่งซื้อ โดย SHOPLINE ได้มีการอัปเดตระบบบริหารจัดการคำสั่งซื้อเพื่อช่วยให้จัดการคำสั่งซื้อง่ายขึ้น นอกเหนือจากการคัดกรองสถานะคำสั่งซื้อแล้ว ยังมีเกณฑ์การคัดกรองอื่นๆ ได้ถูกเพิ่มเข้าไป ซึ่งช่วยให้ผู้ค้าสามารถคัดกรองคำสั่งซื้อได้ง่ายยิ่งขึ้น และช่วยให้เห็นภาพการดำเนินงานของร้านค้าได้ดียิ่งขึ้น

ดูรายการคำสั่งซื้อ
การดูและอัปเดตสถานะคำสั่งซื้อ
การค้นหาและการกรองคำสั่งซื้อ
เลือกคำสั่งซื้อทั้งหมดที่แสดงในหน้า

1. ดูรายการคำสั่งซื้อ

ไปที่หน้าผู้ดูแลระบบ SHOPLINE > [การจัดการคำสั่งซื้อ] > [คำสั่งซื้อ] เพื่อดูคำสั่งซื้อร้านค้าออนไลน์ทั้งหมด

คลิกที่ปุ่ม ดูการวิเคราะห์คำสั่งซื้อ ที่ด้านบนขวามือเพื่อดูข้อมูลรายละเอียดคำสั่งซื้อ

2. การดูและอัปเดตสถานะคำสั่งซื้อ

⚠️ การเก็บถาวรคำสั่งซื้อเก่าโดยอัตโนมัติ: คุณสามารถแก้ไขคำสั่งซื้อที่สร้างขึ้นภายใน 2 ปีที่ผ่านมาได้เท่านั้น คำสั่งซื้อที่นานกว่า 2 ปีจะถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติและสามารถดูได้เท่านั้น คำสั่งซื้อหลักและคำสั่งซื้อย่อยจะไม่ได้รับผลกระทบ

ขั้นตอนที่ 1：การอัปเดตสถานะการชำระเงิน

เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้าแล้ว ทั้งผู้ค้าและลูกค้าจะได้รับอีเมลแจ้งเตือน พร้อมระบุสถานะคำสั่งซื้อเป็น "เปิด", สถานะการชำระเงินเป็น "ยังไม่ได้ชำระ", และสถานะการจัดส่งเป็น "ยังไม่เสร็จสมบูรณ์"

หากคำสั่งซื้อนั้นชำระเงินด้วยการโอนเงิน ผู้ค้าสามารถดูคำสั่งซื้อและอัปเดตสถานะได้ เช่น อัปเดตสถานะการชำระเงินหลักจากได้รับยอดเงินโอนแล้วจาก “ยังไม่ได้ชำระ” เป็น “ชำระเงินแล้ว”

*โปรดทราบ: หากคุณกำลังใช้งานตัวเลือกการชำระเงินโดยผู้ให้บริการอื่น ระบบจะอัปเดตสถานะการชำระเงินของคำสั่งซื้อให้โดยอัตโนมัติ หากผู้ค้าอัปเดตสถานะการชำระเงินของคำสั่งซื้อที่ได้ด้วยตนเองที่มีการเปลี่ยนสถานะการชำระเงินในหน้าผู้ดูแลระบบ SHOPLINE Admin แล้ว ดังนั้นระบบจะไม่อัปเดตให้อีกครั้ง สถานะจะยังคงเป็นเช่นเดิมตามการเปลี่ยนแปลงที่ผู้ค้าได้ดำเนินการเอง

สำหรับคำสั่งซื้อที่มีการจัดส่งโดยผู้ให้บริการอื่น ผู้ค้าสามารถเปลี่ยนสถานะการจัดส่งโดยคลิก “ดำเนินการจัดส่ง” และสถานะคำสั่งซื้อของบริษัทโลจิสติกส์จะเปลี่ยนเป็น “เตรียมการดำเนินการ/ กำลังดำเนินการ”

*โปรดทราบ:

สำหรับคำสั่งซื้อที่ใช้วิธีการจัดส่งโดยผู้ให้บริการอื่น เมื่อสถานะคำสั่งซื้อเป็น “สามารถจัดส่งได้” ดังนั้นจึงจะดำเนินการตามขั้นตอนดังต่อไปนี้:

ก่อนสถานะการจัดส่งของคำสั่งซื้อจะกลายเป็น “จัดส่งแล้ว” ผู้ค้าสามารถเปลี่ยนแปลงสถานะการจัดส่งได้ด้วยตนเอง จาก “ยังไม่เสร็จสมบูรณ์” ไปยัง “กำลังจัดส่ง” และยังสามารถเปลี่ยนสถานะคำสั่งซื้อจากสถานะ “กำลังจัดส่ง” เป็น “ยังไม่เสร็จสมบูรณ์” อีกทั้งผู้ค้าสามารถเลือกได้ว่าจะส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังลูกค้าเพื่อแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงสถานะได้อีกด้วย
การเปลี่ยนสถานะการจัดส่งนอกเหนือจาก “ยังไม่เสร็จสมบูรณ์” และ “กำลังจัดส่ง” จะถูกอัปเดตตามสถานะการจัดส่งที่เกิดขึ้นจริงสำหรับคำสั่งซื้อที่ใช้วิธีการจัดส่งที่เชื่อมต่อโดยผู้ให้บริการอื่น สำหรับคำสั่งซื้อที่ไม่ได้ใช้วิธีการจัดส่งที่เชื่อมต่อโดยผู้ให้บริการอื่น ผู้ค้าสามารถอัปเดตคำสั่งซื้อได้ด้วยตนเอง ด้วยสถานะ “ยังไม่เสร็จสมบูรณ์” และ “กำลังจัดส่ง” ได้ ผู้ค้ายังสามารถสามารถเลือกได้ว่าจะส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังลูกค้าเพื่อแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงสถานะหรือไม่

ขั้นตอนที่ 2：การแจ้งเตือน

ก่อนยืนยันการอัปเดต ผู้ค้าสามารถเลือกที่จะส่งข้อความแจ้งเตือนการอัปเดตสถานะให้ลูกค้าผ่านอีเมลได้ เมื่อเลือกแล้ว ร้านค้าจะได้รับการแจ้งเตือนอัปเดตสถานะในอีเมลคำสั่งซื้อ

ตัวเลือกส่งการแจ้งเตือนต่างๆของคำสั่งซื้ออีกครั้ง

ถ้าหากผู้ค้าเปิดการใช้งานฟีเจอร์ “การแจ้งเตือนที่กำหนดเอง” เมื่อคลิกที่ปุ่มส่งการแจ้งเตือนอีกครั้ง ผู้ค้าสามารถเลือกที่จะส่งการแจ้งเตือนต่างๆของคำสั่งซื้อได้

*หมายเหตุ: เพื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์ SMS โปรดติดต่อทีมงานเพื่อความสำเร็จของลูกค้า

โปรดอ้างอิงที่บทความ การแจ้งเตือนที่กำหนดเอง และ การแจ้งเตือนที่กำหนดเอง - ตัวแปร สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม

3. การค้นหาและการกรองคำสั่งซื้อ

ผู้ค้าสามารถเพิ่มตัวกรองหลายๆ ตัวเพื่อเรียงลำดับคำสั่งซื้อที่หน้าผู้ดูแลระบบ SHOPLINE [การจัดการคำสั่งซื้อ] > [คำสั่งซื้อ] > [ตัวกรองเพิ่มเติม] คุณสามารถค้นหาและกรองคำสั่งซื้อโดยใช้ตัวค้นหาด้านล่างนี้:

สถานะคำสั่งซื้อ:
เปิด, ยืนยันแล้ว, สำเร็จ, ยกเลิกแล้ว
แท็กคำสั่งซื้อ:
มี, อย่างแน่นอน, ไม่มีเลย
สถานะการชำระเงิน:
ยังไม่ได้ชำระ, ชำระแล้ว, กำลังคืนเงิน, คืนเงินเรียบร้อย
วิธีการชำระเงิน:
ตัวเลือกตัวกรองขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของร้านค้า
สถานะการจัดส่งสินค้า:
ยังไม่เสร็จสมบูรณ์, กำลังจัดส่งสินค้า, จัดส่งสินค้าแล้ว, สินค้าถึงเรียบร้อย, ได้รับสินค้าแล้ว, คืนสินค้าแล้ว
วิธีการจัดส่ง :
ตัวเลือกตัวกรองขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของร้านค้า
ใบปะหน้าการจัดส่ง/ สถานะรายงาน: ฉลากยังไม่ได้พิมพ์/ ฉลากพิมพ์แล้ว/ รายการการรับสินค้าที่ไม่ได้ส่งออก/ รายการการรับสินค้าในคลังที่ส่งออกแล้ว/ ใบแจ้งหนี้ของคำสั่งซื้อที่ไม่ได้ส่งอออก/ ใบแจ้งหนี้ของคำสั่งซื้อที่ส่งออกแล้ว
ประเภทของคำสั่งซื้อ:
สินค้าพรีออเดอร์, ไม่ใช่สินค้าพรีออเดอร์
สถานะของการแก้ไขรายละเอียดสินค้า:
แก้ไขแล้ว, ไม่ได้แก้ไข
สถานะการแยกคำสั่งซื้อ: คำสั่งซื้อหลัก, คำสั่งซื้อรอง, คำสั่งซื้อทั่วไป (ไม่แยกกัน)
คำสั่งซื้อจาก:
เว็บไซต์หน้าร้าน (Storefront Website), หน้าผู้ดูแลระบบ (Admin Panel)
สถานะการเรียกคืนเครดิต
เรียกคืนแล้ว, ไม่ได้เรียกคืน

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มตัวกรอง

ที่หน้าผู้ดูแลระบบ ไปที่ [การจัดการคำสั่งซื้อ] > [คำสั่งซื้อ] เลือกตัวเลือกตัวกรองจาก “เพิ่มตัวกรอง” ตามตัวเลือกในรายการด้านล่างนี้: สถานะคำสั่งซื้อ, สถานะการชำระเงิน, วิธีการชำระเงิน, สถานะการจัดส่งสินค้า, วิธีการจัดส่งสินค้า, แท็กสินค้า เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มตัวกรองอื่นๆ

ผู้ค้าสามารถใช้ตัวกรองได้หลายตัวในหนึ่งครั้งต่อการค้นหาคำสั่งซื้อ หลังจากที่คุณเลือกตัวกรอง และเลือกค่าแล้ว คุณสามารถใช้วิธีการดำเนินการเดียวกันเพื่อเพิ่มตัวกรองได้

ขั้นตอนที่ 3: ค้นหาด้วยคีย์เวิร์ด, ตัวค้นหาที่กำหนดเอง หรือ SKU

ผู้ค้าสามารถระบุข้อความเหล่านี้เพื่อกรองคำสั่งซื้อได้: คีย์เวิร์ด, หลายคำสั่งซื้อ, หมายเลขโทรศัพท์ลูกค้า, SKU และตัวค้นหาที่กำหนดเอง

ค้นหาคีย์เวิร์ด:
คุณสามารถใช้เพื่อค้นหาจากชื่อลูกค้า, หมายเลขโทรศัพท์, หมายเลขคำสั่งซื้อ, อีเมล, หมายเลขจัดส่ง, ชื่อสินค้า และอื่นๆ

การค้นหาที่กำหนดเอง:
คุณสามารถค้นหาคำสั่งซื้อผ่านการใช้เงื่อนไขตัวกรองที่กำหนดเองได้ โดยใช้ได้สูงสุด 5 เงื่อนไข ผู้ค้าสามารถกำหนดเงื่อนไขตัวกรองได้ที่หน้าการตั้งค่าลูกค้า อย่างไรก็ตาม การค้นหาด้วยวันเดือนปีเกิด, เพศและข้อมูลพื้นฐานของลูกค้าอื่นๆ จะไม่รวม สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม กรุณาดูเพิ่มเติมได้ที่รวบรวมรายละเอียดข้อมูลของลูกค้าหนึ่งคำสั่งซื้อจะต้องประกอบด้วยหนึ่งตัวกรองการค้นหาที่กำหนดเองเพื่อจะรวมอยู่ในผลการค้นหาได้
*โปรดทราบ: ผลการค้นหาจะมีเฉพาะคำสั่งซื้อที่ถูกสร้างขึ้นหลังจาก 01/01/2021 เท่านั้น

ตัวอย่างการค้นหา:

ค้นหาโดยใช้ตัวเลขละตินและตัวเลขโรมัน:
- หากคุณต้องการค้นหาด้วยคีย์เวิร์ด “SHOPLINE” ระบบจะค้นหาจากคำสั่งซื้อทั้งหมดที่ประกอบด้วยคีย์เวิร์ด “SHOPLINE”อย่างไรก็ตาม คำค้นหา "SH"; "SHOP"; "sho"; "shop"; "shopli" เป็นต้น จะแสดงผลการค้นหาคีย์เวิร์ดนี้ด้วย
- หากมีตัวอักษรหรือตัวเลขอยู่ข้างหน้าหรือหลัง หรือคีย์เวิร์ดที่ปรากฎอยู่ในระหว่างคำที่คุณต้องการค้นหา คุณจะไม่สามารถค้นหาคำสั่งซื้อที่คุณกำลังตามหาอยู่ได้ ตัวอย่างเช่น การค้นหาที่ใช้คีย์เวิร์ด “SHOPLINE 123”; "123 SHOPLINE"; "OPLIN"; หรือ "HOP" จะไม่แสดงผลลัพธ์ค้นหาสำหรับ “SHOPLINE”
  โปรดทราบ: ข้อความที่มีช่องว่างคั่นระหว่างข้อความจะถือเป็นคำค้นหาที่แยกจากกัน
ค้นหาด้วย SKU
คุณสามารถค้นหาและกรองคำสั่งซื้อด้วย SKU ได้ ประเภทของสินค้าที่สามารถค้นหาโดยใช้เงื่อนไขการกรองนี้ได้: สินค้าปกติ, ตัวเลือกของสินค้า, สินค้า add-on, ของขวัญฟรี, สินค้าในสินค้าแพ็ครวม\
*โปรดทราบ:
1. หากค้นหาด้วยการใช้เลข SKUs หลายๆเลขในครั้งเดียว กรุณาแยกแต่ละ SKU ด้วยการใช้ช่องว่าง หรือ “” คุณสามารถค้นหาได้มากสุดถึง 10 SKUs ต่อครั้ง
2. ผลการค้นหาจะมีเฉพาะคำสั่งซื้อที่ถูกสร้างขึ้นหลังจาก 01/06/2021 เท่านั้น
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานของ SKU กรุณาอ้างอิงไปยังบทความ SKUs (หน่วยการจัดเก็บสินค้าคงคลัง)
เมื่อใช้เลข SKU หรือหลายๆ SKUs ในการค้นหา จะมี 2 เงื่อนไขตัวกรองให้เลือกคือ:
- มีอย่างใดอย่างนึง: คำสั่งซื้อจะต้องมีสินค้า 1 รายการภายในคำสั่งซื้อเพื่อแสดงผลลัพธ์การค้นหา
```
ตัวอย่าง:

คำสั่งซื้อ A ประกอบด้วย “สินค้า 1” (SKU: 123) และ “สินค้า 2” (SKU: 465)

คำสั่งซื้อ B ประกอบด้วย “สินค้า 1” (SKU: 123)

ทั้งสองคำสั่งซื้อ A และ B จะแสดงในผลการค้นสำหรับการค้นหาด้วย SKU ที่เลือกค้นหาเงื่อนไข “มีอย่างใดอย่างนึง” และคำค้นหาคือ “123” และ “456”
```
- มีอย่างแน่นอน: SKUs ของสินค้าในคำสั่งซื้อจะต้องตรงกับคำค้นหาอย่างถูกต้องเพื่อแสดงผลการค้นหา
```
ตัวอย่าง:
คำสั่งซื้อ A ประกอบด้วย “สินค้า 1” (SKU: 123) และ “สินค้า 2” (SKU: 465)
คำสั่งซื้อ B ประกอบด้วย “สินค้า 1” (SKU: 123) 
มีเพียงคำสั่งซื้อ A ที่แสดงในผลการค้นสำหรับการค้นหาด้วย SKU ที่เลือกค้นหาด้วยเงื่อนไข “มีอย่างแน่อน” และคำค้นหาคือ “123” และ “456”
```

ขั้นตอนที่ 4: แท็บค่าเริ่มต้น

สำหรับการจัดการคำสั่งซื้อปกติในหน้าผู้ดูแลระบบ SHOPLINE จะมีค่าเริ่มต้นในการค้นหาคำสั่งซื้อ 3 แท็บ ได้แก่ “กำลังดำเนินการอยุ่”, “ยังไม่ชำระเงิน”, “ยังไม่เสร็จสมบูรณ์”

*หมายเหตุ: หากคุณเปิดใช้งานฟีเจอร์อื่นๆ แท็บนี้อาจแสดงช่องอื่นเพิ่มเติม

สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่วกับการยกเลิกคำสั่งซื้อโดยลูกค้า กรุาอ้างอิงไปยังบทความการยกเลิกคำสั่งซื้อจากลูกค้า | การจัดการคำสั่งซื้อ

หากคุณใช้ตัวเลือกการจัดส่งที่เชื่อมต่อกับผู้ให้บริการอื่น คุณสามารถค้นหาและตรวจสอบคำสั่งซื้อโดยใช้เมนูตัวเลือกเพิ่มเติมได้:

4. เลือกคำสั่งซื้อทั้งหมดที่แสดงในหน้า

เมื่อเผชิญกับงานปริมาณมากที่ต้องจัดการคำสั่งซื้อ การใช้ฟีเจอร์ "เลือกคำสั่งซื้อทั้งหมดของคำสั่งซื้อทั้งหมดในหน้า" จะช่วยให้คุณสามารถส่งออกข้อมูลที่คุณต้องการทั้งหมดพร้อมกัน รวมถึงรายการเบิกสินค้าในคลัง, รายงานคำสั่งซื้อ, และใบแพ็คกิ้งสลิป (Packing Slip)

i. หน้าเพจที่รองรับ

การจัดการคำสั่งซื้อปกติ
- กำลังดำเนินการอยู่ (คำสั่งซื้อกำลังถูกดำเนินการ)
- ยังไม่ได้ชำระเงิน
- ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ (สินค้ากำลังถูกสต๊อก)

*หมายเหตุ: ฟีเจอร์ "เลือกคำสั่งซื้อทั้งหมดของคำสั่งซื้อทั้งหมดในหน้า" รองรับการเพิ่มตัวกรองบน 3 หน้าเพจ; อย่างไรก็ตามระบบจะไม่รองรับการค้นหาโดยใช้คีย์เวิร์ดในช่องการค้นหา

การจัดการโลจิสติกส์ของคำสั่งซื้อ
- ยังไม่ได้ดำเนินการ
- กำลังดำเนินการ
- พร้อมจัดส่ง
- รอการจัดส่ง

ii. ขั้นตอนการดำเนินการ

ขั้นตอนที่ 1

ไปที่หน้าแอดมิน SHOPLINE > [การจัดการคำสั่งซื้อ] > [คำสั่งซื้อ] ในหน้าเพจใดก็ตามที่รองรับฟีเจอร์นี้ ทำเครื่องหมายถูกที่กล่องด้านข้าง "หมายเลขคำสั่งซื้อ" เพื่อเลือกคำสั่งซื้อทั้งหมดในหน้านี้

ขั้นตอนที่ 2

จากนั้นคุณจะได้เห็นการแจ้งเตือนสีฟ้าที่แสดงว่า "เลือกคำสั่งซื้อ 24 รายการแล้ว" จากนั้นปุ่มเลือกคำสั่งซื้อทั้งหมด (Select all orders) ที่แสดงบริเวณป้ายหมายเลข 2 ด้านล่างนี้ คลิกที่ปุ่ม (คำสั่งซื้อทั้งหมด) เพื่อดำเนินการต่อ

ขั้นตอนที่ 3

เมื่อส่วนที่ไฮไลท์แสดงว่า "เลือกคำสั่งซื้อทั้งหมดแล้ว (All orders selected)" จากนั้นปุ่ม ยกเลิกคำสั่งซื้อทั้งหมด (Cancel all orders) จะปรากฎขึ้น แสดงว่าคำสั่งซื้อที่แสดงในหน้าต่างๆจะถูกเลือกไว้ทั้งหมด

*หมายเหตุ: เมื่อเลือกคำสั่งซื้อทั้งหมด กรุณาระมัดระวังในการทำเครื่องหมายถูกที่คำสั่งซื้อเดี่ยวๆ, การคลิกในหน้าเพจอื่นๆ, การเพิ่มตัวกรอง, หรือการใช้คีย์เวิร์ดในช่องค้นหา ซึ่งจะทำให้ฟีเจอร์นี้ไม่สามารถใช้งานได้

ขั้นตอนที่ 4

คลิกที่เมนูตัวเลือกการทำงานเพิ่มเติม จากนั้นเลือกส่งออกรายการการรับสินค้าในคลัง, ส่งออกรายงานคำสั่งซื้อ, หรือ ส่งออกใบรายการบรรจุสินค้า

หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการส่งออก (รายงาน) กรุณาอ้างอิงจากการส่งออกรายงานเกี่ยวกับคำสั่งซื้อสินค้า

iii. ข้อจำกัด

เมื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์ "เลือกคำสั่งซื้อทั้งหมดของคำสั่งซื้อทั้งหมดในหน้า"จะไม่รองรับการดำเนินการดังต่อไปนี้ (ปุ่มต่างๆจะไม่รองรับจะไม่สามารถกดได้โดยอัตโนมัติ):

การดำเนินการเป็นกลุ่ม

อัพเดทสถานะ
ลบ
เพิ่มเแท็ก
ลบแท็ก
Void Invoice

การดำเนินการเป็นกลุ่ม
- ดำเนินการจัดส่ง (Execute Shipment)
- พิมพ์ใบปะหน้า (Print Labels)
- พิมพ์ใบปะหน้า (รวมถึงทุกตัวเลือกในเมนูตัวเลือก)
- ยกเลิกการจัดส่ง
- สรุปการจัดส่ง
การดำเนินการอื่นๆ
- Export Order Invoice ส่งออกใบแจ้งหนี้คำสั่งซื้อ

อ่านเพิ่มเติม