商品進貨單及廠商退貨單 |POS 後台

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商品進貨除了可透過 POS App 新增進貨單,也可以經由 SHOPLINE 商店後台新增及管理。此外,除了進貨單功能,商店後台也支援廠商退貨單功能及報表匯出。
以下文章將分別說明:

 

一、如何新增商品進貨單

步驟一

前往「SHOPLINE 商店後台 > 庫存管理 > 進貨單」,並點選畫面右上角「新增」。

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在此彈跳視窗選擇新增「進貨單」。

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步驟二

填寫進貨分店、進貨人員、預定到貨日期、其他費用、自訂單號、備註等資訊。若需要指定到貨日期,可在「預定到貨日期」選擇指定日期,方便管理商品進出貨。

✽ 注意:

  • 進貨分店及進貨人員為必填欄位。
  • 自訂單號僅能夠在後台設定,無法在 POS App 上設定、修改,以及查看。

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最後,在下方進貨商品欄位點選「選擇進貨商品」。

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步驟三

點按「選擇進貨商品」進入選擇商品頁面,並勾選需進貨的商品。點按頁面左下方的「檢視已選商品」,即可檢視所有已選擇進貨的商品,最後點按右下「選擇」。

✽ 注意:單一規格商品進貨上限為 30,000 個,總商品規格種類上限為 500 種。

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✽小提示:搜尋商品時,可藉由搜尋欄右側「商品分類」或「供應商」篩選商品。

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選擇進貨商品後,填寫「進貨數量」及「成本金額」。

  • 修改進貨商品:若需重新選擇商品,再次點按「選擇進貨商品」按鈕。
  • 刪除進貨商品:若要刪除商品,則點按左側「垃圾桶」按鈕移除商品。

最後點按下方「新增進貨單」即完成。

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*注意:若進貨商品包含同主商品價格的規格款式,進貨時調整成本,入庫後會將重新計算的成本套用至該商品所有規格款式中。

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步驟四

新增進貨單後,在進貨資訊欄位可以看到以下資訊:

  • 貨單 / 到貨狀態:會顯示為「新開單」及「未到貨」。
  • 預期成本 / 實際成本:預期成本為依照商品成本價計算,且包含其他費用;實際成本為到貨後總成本。
  • 點選「編輯」:可再修改進貨資訊,包含分店、進貨 / 入庫人員、其他費用、預定到貨日期及備註。
  • 點選「匯出」:可複製或刪除該筆進貨單。
    ✽ 注意:若商品已經入庫,刪除進貨單時可選擇是否要一併刪除庫存

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進貨商品欄位可以看到:進貨 / 點收數量 、價格、成本、總成本等資訊,點按「編輯」後可再修改「進貨數量」及「成本金額」。
注意:進貨數量需大於 0 

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進貨單列表也會顯示系統預設的進貨單號碼、自訂單號、貨單狀態、到貨狀態等進貨單相關資訊。

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可以在進貨單列表上方輸入進貨單號碼、自訂單號快速搜尋進貨單,或透過貨單狀態、到貨狀態篩選進貨單。

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*注意:透過「進貨單號碼、自訂單號」搜尋進貨單時,您需要輸入完全正確的字詞,英文大小寫也要完全相符,才可以成功搜尋到進貨單。以下說明搜尋邏輯:

  • 包含中/英文的單號:
    自訂單號為「HOT2022最新潮流耳環」
    輸入「HOT 」、「2022」、「hot」、「hot2022」、「HOT2022 」、「潮流」、「耳環」、「潮流耳環」皆無法查詢到,需輸入完整單號才可以成功搜尋進貨單。
  • 包含英文/數字的單號:
    自訂單號為「Shopline-12345」
    輸入「Shopline」或「12345」皆能搜尋到進貨單,因單號「Shopline-12345」當中以「-」符號分隔,「Shopline」及「12345」各視為一個詞組,但是輸入「line」或「345」將無法成功搜尋進貨單。
  • 包含符號的單號:
    自訂單號為「20211228/台北_調貨/Handmade」
    輸入「台北」、「調貨」、「20211228」、「Handmade」皆能搜尋到進貨單,因字串當中以「/」符號分隔,各視為一個詞組,但輸入「2021」、「1228」、「Hand」、「made」、「handmade」皆無法成功搜尋進貨單。

 

二、商品到貨點收及完成進貨

步驟一

在進貨單頁面右上角點按「商品點收」 。

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A. 部分到貨點收

當商品實際到貨數量「少於」訂購數量時,可使用「部分到貨點收」。

在「點收數量」欄位輸入實際到貨數量,庫存欄位則會自動加上新增的到貨數量,再點按「點收」即完成部分到貨點收。

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完成部分到貨點收後,貨單狀態會顯示「進貨中」;到貨狀態會顯示「部分到貨」,實際成本則會依據到貨數量更新,點按右上角「商品點收」仍可修改商品到貨數量。

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✽注意:完成點收後商品數量不會立即加入現有庫存,須點選「完成進貨」將商品數量更新至庫存中。

 

B. 全部到貨點收

在「點收數量」欄位輸入全部到貨數量,或點選下方「全部到貨」按鈕。庫存欄位將會自動加上新增的到貨數量,再按下「點收」即完成。

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完成全部到貨點收後,貨單狀態會顯示「進貨中」;到貨狀態會顯示「已到貨」。點按右上角「商品點收」仍可修改商品到貨數量。

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✽注意:完成點收後商品數量不會立即加入現有庫存,須點選「完成進貨」將商品數量更新至庫存中。

 

C. 完成進貨(入庫)

商品完成點收後,不會自動加入現有庫存,須點選「完成進貨」將商品數量更新至庫存中,且完成進貨後將無法再執行點收和入庫。

點按「完成進貨」後,會出現提示訊息如下圖,點選「完成進貨」即完成。

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完成進貨後,貨單狀態會顯示「已完成」;到貨狀態顯示「已到貨」,表示庫存數量已更新完成。
✽ 注意:完成進貨後,僅能再編輯「進貨/入庫人員、其他費用、備註」此三個欄位,其他皆無法修改。

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D. 取消及刪除進貨單

以下列出在各式貨單 / 到貨狀態,點選「匯出」下拉選單會顯示「取消進貨單」或「刪除」。
✽ 注意:點按刪除後,該筆進貨單將不再顯示於後台,請務必於刪除前確認。

  1. 新開單 / 進貨中、未到貨:顯示複製進貨單及「刪除」
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  2. 已完成 / 已到貨:顯示複製進貨單及「取消進貨單」
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    點按取消後會出現此提示訊息,可選擇是否回補商品庫存。
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    ✽ 注意:點按「取消進貨單」後,系統會檢查進貨單中所有商品當下的庫存數量,若回補後商品庫存數量不足,則會跳出「無法回補數量」的提醒文字。
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  3. 已完成 / 已退貨、已到貨:顯示複製進貨單及「刪除」
    ✽ 注意:可透過進貨單狀態確認回補狀況。
    • 貨單狀態為已取消,到貨狀態為已退貨:表示庫存回到進貨前的數量。
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    • 貨單狀態為已取消,到貨狀態為已到貨:表示庫存數量不改變,維持進貨單到貨後數量。
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E. 進貨單活動紀錄

在進貨資訊及進貨商品區塊下方,可查閱進貨單所有活動紀錄,包含進貨單建立、點收、入庫,以及編輯的商品資訊、預定到貨日期等資料。

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三、如何新增廠商退貨單

步驟一

在進貨單頁面,點按右上角新增並點選「廠商退貨單」。
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填寫退貨分店、退貨人員、預定到貨日期、其他費用、自訂單號、備註等資訊。若需要指定到貨日期,可在「預定到貨日期」選擇指定日期,方便管理商品進出貨。

✽ 注意:退貨分店及退貨人員為必填欄位。

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步驟二

點按選擇退貨商品按鈕,勾選所要退貨的商品,並編輯退貨數量及成本金額,確認後再點按下方「退貨商品」。
✽ 注意:

  1. 退貨數量必須大於 0,且小於該分店的庫存數量
  2. 尚未點選「完成退貨」按鈕前,不會扣除庫存。

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步驟三

新增退貨單後,貨單狀態會顯示「新開單」;到貨狀態顯示「未退貨」。
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點按右上角「完成退貨」後,會出現提示訊息如下圖,按下提示訊息中的「完成退貨」按鈕後,庫存才會從系統中扣除。

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完成退貨後,貨單狀態會顯示為「已完成」;到貨狀態為「已退貨」。退貨金額則會依照商品「成本價」計算,且扣除其他費用。

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若需修改資訊,在退貨資訊區塊右上角點選「編輯」可再次編輯;點按頁面右上角「匯出」下拉選單,可選擇刪除該筆退貨單。

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點按刪除後,該筆退貨單將不會再顯示於後台,請務必於刪除前確認。

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*注意:若已經按下「完成退貨」則無法編輯退貨數量及成本。

 

退貨單活動紀錄

在退貨資訊及退貨商品區塊下方,會顯示該筆退貨單的所有活動紀錄。

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四、進貨、退貨成本計算說明

進貨成本

1. 商品無規格

計算公式:(進貨商品各倉總正數庫存*進貨商品成本) +(進貨數量*進貨成本)/(進貨商品各倉總正數庫存+進貨數量)

範例:

進貨前 進貨
數量 成本 數量 成本
5 100 10 80

進貨成本為:(5*100+10*80)/(5+10)

 

2. 商品有規格,各規格商品價格不同主商品價格

計算公式:不同主商品價格的某規格總正數庫存*某規格成本+進貨單中不同主商品價格的某規格進貨數量*不同主商品價格的某規格進貨成本)/(不同主商品的價格某規格總正數庫存+進貨單中不同主商品價格的某規格進貨數量)

例如:

主商品 150 元、B 規格 120 元、進貨前庫存數量 3、成本 90 元、進貨數量 15、進貨成本 50 元。

B 規格進貨成本為:(B 規格庫存數量*B 規格成本+B 規格進貨數量*B 規格進貨成本)/(B 規格庫存數量+B 規格進貨數量)

範例:

 

進貨前

進貨

規格

數量

成本

數量

成本

A

-10

100

5

80

B

3

90

15

50

C

-5

40

5

60

D

-5

70

7

40

A 規格進貨成本為:庫存為負數,以進貨時成本為主=80

B 規格進貨成本為:(3*90+15*50)/(3+15)

C 規格進貨成本為:庫存為負數,以進貨時成本為主=60

D 規格進貨成本為:庫存為負數,以進貨時成本為主=40

 

3. 商品有規格,各規格商品價格同主商品價格

計算公式:(同主商品價格的各規格總正數庫存*主商品成本+進貨單中同主商品價格的各規格進貨數量*同主商品價格的各規格進貨成本)/(同主商品的價格各規格目前總正數庫存+進貨單中同主商品價格的各規格進貨數量)

範例:

 

進貨前

進貨

規格

數量

成本

數量

成本

A

-10

100

5

80

B

3

100

15

50

C

-5

100

6

60

D

-5

100

7

40

各規格進貨成本為:(3*100+5*80+15*50+6*60+7*40)/(3+5+15+6+7)

 

退貨成本

  • 退貨成本的計算方式與進貨大致相同,唯一差異是將進貨的「增加」改為退貨的「減少」。
  • 計算公式:(退貨商品各倉總正數庫存*退貨商品成本) - (退貨數量*退貨成本) / (退貨商品各倉總正數庫存 - 退貨數量)

 

五、匯出進貨單 / 廠商退貨單

A. 匯出「目前頁面 / 自訂區間」進退貨紀錄

在進貨單頁面選擇要匯出紀錄的頁籤,並於右上角點選「匯出」。
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點選「匯出」後會出現此彈跳視窗,可選擇匯出「目前頁面」或「自訂時間區間」。
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B.  匯出「單筆」進退貨紀錄

點入要匯出紀錄的進貨單或退貨單,並於頁面右上角點按「匯出」即可。

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