大量建立／更新進貨單｜POS 後台

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若您擁有多家分店 (包括網店)，於 SHOPLINE 商店後台新增及管理進貨單時，可選擇使用大量建立／更新的功能，以上傳表格的方式同時處理多間門市的進貨單，提升進貨效率。

本文將說明：

 

一、大量建立進貨單

步驟一

前往「商店後台 > 庫存管理 > 進貨單」，點按「匯出／匯入」後會出現下拉式選單，再點按「大量建立／更新進貨單」。pastedGraphic_1.png


在彈出式視窗中點按「建立進貨單」。pastedGraphic_2.png

 

步驟二：下載 ID 對照檔案

在「大量建立訂貨單」頁面中，請先下載 ID 對照檔案。

＊請注意：ID 對照檔案中包含分店資訊、在職員工資訊、商品與規格資訊，由於後台系統匯入進貨單時主要識別檔案中您填寫的 ID，建議您確認各項 ID 後再進行後續步驟。


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點按「下載 ID 對照檔案」，您可直接匯出所有商品，或篩選此次進貨的類別或特定供應商。請注意自選商品分類或供應商後，可匯出的商品數量的上限為 1 萬。若超過數量上限將無法成功下載 ID 對照檔案，您可以選擇：

  1. 調整篩選條件使商品數量降至 1 萬以下。
  2. 匯出全部商品，惟需要較長時間匯出。

選擇完後請點按「下載」。

＊注意：若您並無設定分店、員工或商品，下載的檔案會是空檔案。

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ID 對照檔案內容介紹

1. 分店資訊（ID_channel）頁籤

分店資訊列出分店 ID 及對應的分店名稱（包括網店）。不包含已刪除的分店。

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2. 在職員工資訊（ID_employee）頁籤

在職員工資訊列出在職員工 ID 以及對應的員工名稱。不包含已離職、已刪除的員工。

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3. 商品與規格資訊（ID_product and variation）頁籤

商品與規格資訊列出商品的商品 ID、對應的商品名稱、規格 ID、對應的規格名稱、商品貨號、商品成本、商品供應商。不包含已經刪除的商品或規格。

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4. 供應商資訊（ID_supplier）頁籤

供應商資訊列出供應商的 ID 以及對應的供應商名稱。不包含已經刪除的供應商。

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步驟三：下載範例檔案

點按「下載範例檔案」即可下載大量建立進貨單的範例檔案。範例檔案包含 3 個頁籤：匯入模板（Template）、指引（Instructions）、範例（Example）。請先參考指引及範例的說明，再去匯入模板填寫進貨單資料。

＊注意：

  • 請勿移動頁籤順序（Template > Instructions > Example），以免匯入失敗。
  • 進貨單一次最多只能建立 50 張，一張進貨單最多可以建立 300 個主商品、500個規格商品。

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大量建立進貨單檔案內容介紹

大量建立進貨單檔案包含 3 個頁籤：匯入模板（Template）、指引（Instructions）、範例（Example）。您必須在 Template 頁籤編輯進貨單資料，且請勿移動頁籤順序（Template > Instructions > Example），以免匯入失敗。

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以下為 Template 頁籤的欄位，您可以在 Instructions 頁籤查看詳細說明以及參照 Example 頁籤中的範例。

＊注意：有星號（*）者為必填欄位。

進貨單辨識號碼* 您需依照數字順序（由 1 開始）為各張進貨單編號，屬於第 1 張進貨單的欄位請都填入 1，屬於第 2 張進貨單欄位請都填入 2，以此類推。
進貨分店 ID* 進貨分店的 ID，同一張進貨單僅需填寫一次在第一橫列。
進貨分店名稱 進貨分店的名稱。若填寫的名稱與進貨分店 ID 不一致，系統會以分店 ID 為準。
進貨人員 ID* 進貨人員的 ID，同一張進貨單僅需填寫一次在第一橫列。如需填入後台管理員，請填入「staff」，系統將自動帶入匯入檔案的後台管理員為進貨人員。
進貨人員名稱 進貨人員的名稱。若填寫的名稱與進貨人員 ID 不一致，系統會以進貨人員 ID 為準。
供應商 ID 供應商的 ID。請參考 ID 對照檔案填入供應商對應的 ID。
供應商名稱

供應商的名稱。

＊備註：系統僅會讀取「供應商 ID」欄位，若未填寫供應商 ID，只填寫供應商名稱，仍無法成功匯入資料。若填寫的名稱與供應商 ID 不一致，系統會以供應商 ID 為準。
預訂到貨日期 預訂到貨的日期，格式為 YYYY/MM/DD，同一張進貨單僅需填寫一次在第一橫列。
其他費用

進貨的其他費用，僅需填入數字。同一張進貨單僅需填寫一次在第一橫列。

＊備註：若貨幣單位為小數點以下，輸入數字時可以輸入小數點。若貨幣單位為台幣，則無法輸入小數點。
自訂單號 自定義的進貨單單號。同一張進貨單僅需填寫一次在第一橫列。
備註 訂貨單的備註。一張進貨單僅需填寫一次在第一橫列。
商品 ID* 商品的 ID。請參考 ID 對照檔案填入商品對應的 ID。
商品名稱（繁體中文） 商品的中文名稱，若填寫的名稱與商品 ID 不一致，系統會以商品 ID 為準。
商品名稱（英文） 商品的英文名稱，若填寫的名稱與商品 ID 不一致，系統會以商品 ID 為準。
規格 ID 規格的 ID，請參考 ID 對照檔案填入規格對應的 ID。
規格名稱（繁體中文） 規格的中文名稱，若填寫的名稱與規格 ID 不一致，系統會以規格 ID 為準。
規格名稱（英文） 規格的英文名稱，若填寫的名稱與規格 ID 不一致，系統會以規格 ID 為準。
商品貨號 商品的貨號，若填寫的貨號與規格 ID 不一致，系統會以規格 ID 帶入貨號。
進貨數量* 請填入大於 0 的數字。
成本

商品的成本，請填入大於等於 0 的數字。若您未填寫商品成本，系統會帶入後台設定的成本。

＊備註：若貨幣單位為小數點以下，輸入數字時可以輸入小數點。若貨幣單位為台幣，則無法輸入小數點。

 

步驟四：上傳大量建立進貨單檔案

回到後台，點按「＋」按鈕選擇剛剛寫好的進貨單檔案，上傳的檔案必須符合：

  1. 大小不超過 10 MB 
  2. 格式為 .xlsx 
  3. 進貨單不超過 50 張。

＊注意：若檔案不符合要求，系統會提示需修改檔案。

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點按「匯入」上傳檔案。

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步驟五：完成大量建立進貨單

系統會跳轉至「商店後台 > 報表及分析 > 大量作業進度」，系統會判斷您上傳的檔案格式是否正確，等到狀態變為「執行完成」，即成功匯入。

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請注意如果狀態為「執行失敗」，代表您匯入的檔案是無效檔案（比如您匯入訂單報表）；如果狀態為「執行完成」但結果預覽欄位的失敗數大於 0，代表進貨單中有欄位錯誤，您可點擊

「下載失敗報表」，查看錯誤原因。

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失敗報表說明

失敗報表包含大量建立結果摘要（Bulk Create Result Summary）頁籤、結果詳情（Result Detail）頁籤。

  • Bulk Create Result Summary 頁籤：
    此頁籤包含進貨單辨識號碼、匯入結果、進貨單號碼。

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  • Result Detail 頁籤：
    此頁籤會說明造成欄位錯誤的原因，且發生錯誤的欄位會以紅底標註。
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二、大量更新進貨單

步驟一

前往「商店後台 > 庫存管理 > 進貨單」，點按「匯出／匯入」後會出現下拉式選單，再點按「大量建立／更新進貨單」。

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在彈出式視窗中點按「更新進貨單」。

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步驟二：下載 ID 對照檔案

在「大量更新訂貨單」頁面中，與大量建立進貨單相同，請先下載 ID 對照檔案。相關介紹可參考上文的步驟說明。
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步驟三：更新進貨單

大量更新進貨單有兩種方式：選擇欲更新的進貨單，或者下載空白範例檔案後編輯上傳。

1. 選擇欲更新的進貨單

點擊「選擇欲更新的進貨單」，系統會顯示「匯出進貨紀錄」的彈跳視窗。點選您想要更新的進貨單（可多選）後，點擊「匯出」。前往「商店後台 > 報表及分析 > 大量作業進度」下載更新進貨單檔案。系統會自動帶入原進貨單的資料。

＊注意：

  • 僅能選擇進貨狀態為「新開單」或「進貨中」的進貨單。
  • 一次最多只能匯出 50 張進貨單。

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2. 下載空白範例檔案

點擊「下載空白範例檔案」，下載一張空白的大量更新進貨單檔案到您的裝置。

 

3. 大量更新進貨單檔案介紹

大量更新進貨單檔案中包含 2 個頁籤：進貨單（Purchase Order）頁籤以及指引（Instructions）頁籤。您必須在 Purchase Order 頁籤更新進貨單資料，且請勿移動頁籤順序（Purchase Order > Instructions），以免更新失敗。

若您選擇的是「選擇欲更新的進貨單」。檔案會自動列出原進貨單的資料，您可根據 Instructions 頁籤的指示修改欄位。以下僅列出 Purchase Order 頁籤獨有的欄位，其餘與大量建立進貨單相同的欄位請參考上文大量建立進貨單檔案內容介紹。
＊注意：有星號（*）者為必填欄位。藍色欄位代表不須修改，即使編輯也以系統判斷為準。

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進貨單號碼* 進貨單的號碼，系統會自動帶入。
建立日期 進貨單建立的時間，系統會自動判斷，請勿更改。
貨單狀態 進貨單狀態，系統會自動判斷，請勿更改。
到貨狀態 進貨單的到貨狀態。系統會自動判斷，請勿更改。
進貨人員 ID* 進貨人員的 ID，您可修改欲進貨的人員 ID。如需填入後台管理員，請填入「staff」，系統將自動帶入匯入檔案的後台管理員為進貨人員。
進貨人員名稱 進貨人員的名稱。若填寫的名稱與進貨人員 ID 不一致，系統會以進貨人員 ID 為準。
供應商 ID 供應商的 ID。請參考 ID 對照檔案填入供應商對應的 ID。
供應商名稱

供應商的名稱。

＊備註：系統僅會讀取「供應商 ID」欄位，若未填寫供應商 ID，只填寫供應商名稱，仍無法成功匯入資料。若填寫的名稱與供應商 ID 不一致，系統會以供應商 ID 為準。
入庫人員 ID 入庫人員的 ID，您可修改欲入庫的人員 ID。如需填入後台管理員，請填入「staff」，系統將自動帶入匯入檔案的後台管理員為入庫人員。
入庫人員名稱 入庫人員的名稱。若填寫的名稱與入庫人員 ID 不一致，系統會以入庫人員 ID 為準。
總進貨數量 進貨單的進貨總數，系統會在更新檔匯入後自動計算，請勿更改。
總點收數量 進貨單的商品點收數量，系統會在更新檔匯入後自動計算，請勿更改。
是否完成進貨 點收數量 > 0 的進貨單狀態，可填入 Y 或 N，預設進貨單皆為 N。
預期成本 進貨單的預期成本，為商品總成本 + 其他費用。系統會在更新檔匯入後自動計算，請勿更改。
實際成本 進貨單點收商品的總成本，系統會在更新檔匯入後自動計算，請勿更改。
預訂到貨日期 預訂到貨的日期，格式為 YYYY/MM/DD，若需要修改，請按照格式輸入日期。
商品 ID*

商品的 ID。請參考 ID 對照檔案填入商品對應的 ID。修改時請注意：

  • 若您填入新的商品 ID，該商品會加入進貨單中。
  • 若進貨單中的商品在後台被刪除，仍可完成進貨，但庫存無法更新。
  • 若輸入的是已刪除的商品，則匯入檔案後無法成功新增。
商品條碼 商品的條碼，若填入的商品條碼與商品規格 ID 不同，系統會以商品規格 ID 為準帶入條碼。
進貨數量* 請填入大於 0 的數字。
點收數量 可修改商品點收數量。若未填寫，系統會自動帶入 0。
總成本 該進貨商品的總成本，為進貨商品 × 成本，系統會在更新檔匯入後自動計算，請勿更改。
是否從進貨單移除此商品 可選擇是否從進貨單中移除此商品，填入 Y 或 N。系統預設所有進貨商品皆為 N。＊備註：若進貨單中只剩一項商品，該商品無法移除。

 

步驟四：上傳大量更新進貨單檔案

上傳步驟與大量建立進貨單相同，請參考步驟四：上傳大量建立進貨單檔案。

 

步驟五：完成大量更新進貨單

完成大量更新進貨單的步驟與大量建立進貨單相同，請參考步驟五：完成大量建立進貨單。

 

＊注意：若大量更新進貨單執行匯入途中（狀態從「執行中」轉為「執行完成」時），同時在商店後台或 POS App 修改該進貨單並更新成功，則大量更新會失敗。反之，若大量更新先更新成功，則後台或 POS App 將無法更新。

 

三、商品點收及完成進貨

大量建立／更新進貨單的商品點收及完成進貨流程與單一進貨單相同，請參考商品到貨點收及完成進貨。

 

四、大量建立／更新進貨單紀錄

前往「商店後台 > 庫存管理 >  進貨單」，點選任一進貨單即可查看紀錄。pastedGraphic_20.png

 

在進貨單活動紀錄會顯示該次變動屬於大量匯入。pastedGraphic_21.png

 

 

 

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