此篇主要介紹:串接鯨躍雲端發票服務後,系統自動開立發票的規則及相關設定的調整說明。
以下將分別介紹:
一、 發票自動開立規則
如您希望系統能自動為接下來成立的訂單開立發票,請您先至後台 > 設定 > 訂單設定中,開啟「自動開立發票設定」功能。
A. 開立時間點
- 系統將於每日上午 9:00 至晚上 23:00 之間的每個整點,為有符合「自動開立條件」的訂單批次自動開立發票。
- 晚上 23:00 至 24:00 成立的訂單,符合下列狀態的訂單將會逐筆自動開立發票。
B. 自動開立條件
需滿足以下所有標準,系統才會自動開立發票:
- 該筆訂單為「30 天內」更新成「已付款」+ 訂單狀態為「非已取消」(包括處理中、已確認、已完成)
- 未成功開立過發票(如先前有開立並作廢發票,系統不會再自動開立一次)
- 訂單總金額須大於 0 元(如訂單金額為 0 元系統不自動開立,如需要開立,可以手動開立)
- 發票相關設定正確無誤
當該筆訂單未符合上述規則,系統即不會自動開立發票。
如店家仍希望開立發票時,可以手動開立,請至該訂單頁面 > 發票資訊 > 點擊「開立發票」按鈕,則系統會即時開立該筆發票。
二、發票設定
1. 預設開立發票稅別設定
發票服務開通後,系統會預設商店之後成立的訂單皆開立「應稅」發票,如您希望調整發票開立稅別,您可以在商店後台 > 設定 > 訂單設定 > 發票設定 調整發票預設的「開立稅別」(僅有「店長電郵」有權限更改商店稅別),預設開立稅別選項分為「應稅」、「免稅」且只能擇一設定。
當您設定完畢後,系統會自動認定每筆訂單皆開立該稅別的發票。例如,下圖中設定商店稅別為「應稅」,則之後成立的訂單,不論經過手動或是系統自動開立,皆會開立「應稅」發票。
*提醒您:系統是依據該筆訂單成立當下商店中設定的稅別開立該稅別的發票,不是依照發票開立當下商店中設定的稅別開立。
舉裡來說, 9/1 時,店家將商店稅別設定為「應稅」,9/5 時調整商店稅別為「免稅」。某筆訂單於 9/4 時成立,並於 9/6 開立發票,因該筆訂單於 9/4 成立時,系統當下是設定稅別為「應稅」,因此該筆訂單會開立的仍是「應稅」發票。
*注意:
- 若一筆訂單中的商品項目含有應稅及免稅商品,需要請到「鯨躍」後台手動開立。
- 僅有子訂單可以變更發票稅別,母訂單開立稅別皆為商店預設的稅別。
- 若系統判定訂單為海外訂單,則該筆訂單會以您設定的「海外稅項」為開立依據。
- 若商店設定稅別為「未稅」,假設有一筆訂單中含有免稅商品,且有套用到應稅的附加費或應稅運費,由於發票開立是根據「整筆訂單總金額」開立,因此店家需自行補開「附加費+運費金額」的「應稅」發票。
例如:免運農產品金額 1,000 元,附加費 20 元,運費 80 元,則該筆訂單總金額為 1,100 元
若已開立了 1,100 元的免稅發票,則需要再自行到鯨躍後台補開立 100 元應稅發票;並將原 1,100 元免稅發票作廢,重開一張 1,000 元的免稅發票。
2. 預設捐贈單位 & 海外稅項
發票服務開通後,商店後台 > 設定 > 訂單設定 中,即會出現以下欄位,店家可自行調整「預設捐贈單位」和「海外稅項」兩個選項,如下圖。
請注意:預設捐贈單位意指顧客結帳當下系統會預設出現的捐贈單位,但顧客仍可再自行變更欲捐贈單位
3. 自動開立發票設定
- 若開啟自動開立發票設定功能,系統會依照上述「一、自動開立發票規則 」自動開立發票。
- 若關閉自動開立發票設定的功能,系統將不再自動開立發票(即便符合上述發票開立規則),須由店家手動開立。
4. 拆單發票設定
- 若開啟拆單發票設定功能:
執行拆單後,母訂單當下會自動作廢原發票,並依據新的訂單內容立即重開母訂單發票。子訂單則會根據自動開立發票規則,於下個整點自動開立新發票。請注意:跨期發票例外,詳見 FAQ: 拆單 — 拆單後發票作廢規則 - 若關閉拆單發票設定功能:
執行拆單後,母訂單不會自動作廢原發票,且母子訂單皆不會自動開立新發票。
三、發票類型
當您的發票服務已開通,顧客於前台可選擇以下幾種類型的發票:
1. 雲端發票
當發票開立後,會依照顧客選擇的載具(會員載具、手機條碼、自然人憑證)傳送該筆發票。因此店家不需要印出紙本發票,不過店家有義務每期登入鯨躍後台協助顧客對獎,當中獎時,店家需要主動通知顧客,並印出紙本發票正本寄給顧客。
2. 捐贈發票
發票會捐贈到下單時選擇的單位,一旦捐出將不可回收,僅能作廢。顧客可以利用發票號碼上財政部網站查詢相關資料。
3. 公司戶紙本發票
具有統編可用於報帳的發票,提供給公司戶的顧客選擇。當發票開立後,店家可以印出紙本發票,隨貨附上。假如索取公司戶發票的顧客較多的話,亦可以和鯨躍申購「自動將紙本發票轉為 PDF 檔案以電郵寄出」的服務(價格依照鯨躍公佈為準),店家即不須印出紙本發票。
4. 二聯式紙本發票
提供給個人戶顧客選擇的發票類型,點擊後會有一個必填的發票地址欄位,當發票開立後,店家需要自行將紙本發票印出提供給顧客。
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