SHOPLINE 實體店電子發票設定|POS App

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SHOPLINE 電子發票功能,將大幅節省繁瑣作業流程,從申請電子發票資格到開立作廢、中獎通知,協助您一站式管理網路商店與實體店面發票。
目前實體店發票需包含年繳零售 POS 方案,商店必須為公司戶且幣值須為台幣。

以下文章將分別介紹:

 

一、電子發票申請流程

請您與線上顧問或開店顧問聯繫取得申請文件,後續將由專人引導您完成申請,並於流程完成後通知您。若您想初步了解價格與服務可以點我參考

 

二、電子發票設定資訊

如需申請及設定網店 SHOPLINE 電子發票功能,請先參考此篇 SHOPLINE 電子發票功能設定

*注意:於電子發票設定完成前,請先確保您的 POS App 已關閉電子發票功能,並於設定完成後重新登入 POS App,以避免在使用中的電子發票設定與改動後的不符,進而導致開立錯誤的電子發票。

前往「全通路管理平台 > 旗下商店」點按門市右側的「編輯」按鈕,即可查看您的電子發票資訊(呈現反灰無法編輯狀態),如需更改資訊請聯繫線上顧問團隊。

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1. 開啟 POS 電子發票功能

待線上顧問團隊完成開通及設定後,登入POS App 並前往「設定 > 發票」頁面,啟用電子發票功能。

  • 若您的全通路管理門市設定為「不開立電子發票」,則不會有啟用電子發票的開關。
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  • 若您的全通路管理門市設定為「開立 SHOPLINE 電子發票」,可右滑開啟 SHOPLINE 電子發票功能。
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2. 開啟電子發票取號與清除

點選「開啟電子發票設定與取號」後,可看到資訊如下。

  • 「統一編號」和「事業別代碼」(如需更改請聯繫線上顧問團隊)
  • 尚未取號時,可點按下方「取號」按鈕取得 250 號可使用的發票字軌。


  • 若已取得號碼,將會顯示電子發票的起始和結束號碼以及下一張發票號碼。
  • 成功取號後,會出現「清除號碼」的按鈕,點按並確認後會清除已取得的發票起始、結束號碼以及下張發票號碼,但不會清除發票帳號資訊。
    *注意:為避免未開立的發票號碼無法再次取號使用,建議不要在 POS App 取號後,發票號碼尚未跨期、號碼尚未用完時,執行以下操作:
    1. 請勿在 POS App 點按「清除號碼」
    2. 請勿在 iPad 「設定 > 一般 > 重置」點按「清除所有內容和設定」
    3. 請勿透過 APPLE 電腦連線 iPad 點按「iPad 重置」


✽ 注意:

  • 離線模式不支援取號和清除號碼。
  • 店家清除發票號碼後無法回復,且無法再次使用被清除的號碼區間。

 

3. 結帳後開立電子發票

由於系統預設「結帳後開立電子發票」為「不開立發票」,請依照您的實際開立狀況,改為「每次詢問」或是「開立發票」。建議您設定「開立發票」以避免訂單漏開發票後無法補開。

 

4. 開啟未上傳電子發票

如遇下列情況可能出現電子發票已開立並列印,但尚未回傳到後台。

  • POS App 處於離線模式
  • 連線逾時且上傳失敗

若發生以上問題,可於 POS App 上透過「開啟未上傳發票」功能看到發票總數和詳情資訊。

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*注意:店家若需刪除 POS App,需在刪除前確認未上傳發票張數為 0 才可執行,否則未上傳發票資訊將永遠消失無法復原。

 

4. 電子發票設定檢查機制

為避免您開立錯誤的電子發票,POS App 有增加以下檢查機制:

  • 設定頁開啟電子發票功能時的檢查
    • 若有調整全通路管理平台的電子發票設定選項,系統會自動清除該門市原本已取得的字軌區間,並要求您重新設定。
    • 若有請線上顧問團隊為您更改「統一編號」或「事業別代碼」,在結帳時系統則會顯示提示訊息「無法結帳:後台已更改電子發票設定,請重新設定並取號,以確保能正常開立電子發票」但不會自動清除已取得的字軌區間
      *注意:當出現此提示時,可先前往 POS App「設定 > 發票」開啟「電子發票設定與取號」,確認「發票資訊」與全通路管理平台是否一致,若不一致請聯繫線上顧問協助處理,並請不要按下清除號碼避免清除後的號碼無法再次使用。
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  • 結帳時的檢查
    • 若發現全通路管理平台上的電子發票設定與 POS App 已取字軌不一致時,會在結帳當下跳出錯誤訊息且無法進行結帳,待店家確認設定無誤後才可完成結帳。
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5. 營業人名稱

建議您在全通路管理平台的門市設定填寫「營業人名稱」欄位,此名稱則會顯示在「電子發票原門市名稱」

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*注意::若未填寫「營業人名稱」時,POS 系統將會列印門市名稱。

 

三、如何開立統一編號發票

若您的顧客發票需要打統一編號時,請您於收銀台結帳選擇銷售員後,於下方「統一編號」欄位輸入顧客的統一編號,若您「結帳後開立電子發票」選擇「每次詢問」,請記得選擇「是」。

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四、如何作廢發票

顧客提出需要退換貨要求時,若顧客持有的是紙本電子發票,則您需要回收顧客的紙本電子發票,並且為其重新開立新發票。

以下列舉各退換貨情境的 POS App 作廢發票方法。

1. 購買商品全部退貨(不購買任何商品)

  • 全單取消
    請進到 POS App「交易紀錄」頁面,針對欲作廢發票點按右上角的功能按鈕,選擇「取消」進行整筆訂單取消及發票作廢。
  • 全單退貨
    請進到 POS App「交易紀錄」頁面,針對欲作廢發票點按右上角的功能按鈕,選擇「退貨」,選擇所有商品進行整筆訂單取消及發票作廢。

 

2. 購買商品部分退貨(僅保留部分商品)

  • 全單取消,重新建立一筆訂單開立正確發票金額
    請進到 POS App「交易紀錄」頁面,針對欲作廢發票點按右上角的功能按鈕,選擇「取消」進行整筆訂單取消及發票作廢,接著進到「收銀台」頁面建立一筆實際購買商品的訂單並開立發票。
  • 全單部分退貨,開立一筆正確發票金額
    請進到 POS App「交易紀錄」頁面,針對欲作廢發票點按右上角的功能按鈕,選擇「退貨」選擇顧客欲退貨商品,進行原單發票作廢並開立實際購買商品的發票。

 

3. 購買商品部分換貨

  • 顧客補差額給店家(不作廢原發票,針對差額開立發票)
    請進到 POS App 「收銀台」頁面,將退貨商品加到購物車左滑退貨,將換貨商品加到購物車,確認收銀台差額正確後,進行結帳並開立差額發票給顧客。
  • 店家退差額給顧客(作廢原發票,開立一筆全單金額發票)
    請進到 POS App「交易紀錄」頁面,針對訂單進行取消、退貨,將原發票作廢發後,進到「收銀台」頁面,將顧客最終購買商品加到購物車開立一筆新的發票,並自行計算差額退給顧客。

*注意:

  • 發票作廢皆僅支援於 POS App 進行取消、退貨時操作。
  • 鯨躍電子發票於 POS App 的作廢期限為下一期單月 15 號以前。舉例:9-10 月期間開立的發票需於 11/15 前完成作廢,逾期請於鯨躍後台開立折讓單。
  • 若欲作廢的發票為「紙本電子發票」,請記得回收發票並且蓋上作廢章,或是註記已作廢,以避免發票流於市場。若該發票中獎,店家需支付該中獎金額

 

五、電子發票管理

1. 電子發票管理

網店和實體店所開立的 SHOPLINE 電子發票都會在此頁面顯示,前往「SHOPLINE 商店後台 > 發票管理」即可查看,也可透過「開立渠道」篩選。詳細介紹可參考此篇文章

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2. 日結列出

在發票管理頁面,下拉選單點選「日結列出」,此頁面將顯示每日店家所開出 SHOPLINE 電子發票的起訖號碼和對應的總金額。

  • POS App 可開立「應稅發票」和「免稅發票」,只有網店才能開立「零稅率發票」。
  • 作廢發票會顯示在此電子發票開立的當天,而不是作廢當日。
  • 網店和實體店所開立的 SHOPLINE 電子發票都會在此頁面顯示,店家可透過「開立渠道」進行篩選。

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六、注意事項及常見問題

1. 若我已在 POS App 取得字軌,刪除 POS App 後還會保留嗎?

會的,若您有成功在 POS App 取得門市使用的字軌,刪除 POS App 後再重新安裝,系統會自動回復原本已取得字軌的起始、結束以及下張發票號碼資訊。

 

2. 於 POS App 取消訂單時是否會檢查電子發票的可撤銷區間?

會的,POS App 在取消訂單時會先檢查是否在可撤銷區間內,若超出則無法取消此筆訂單。

SHOPLINE 電子發票:期別過後的 7 天內可以取消訂單。

 

3. POS App 開立的 SHOPLINE 電子發票有哪些類型?

針對開立 SHOPLINE 電子發票時所選擇的項目不同,有以下三種類型:

  1. 紙本發票:於 POS 下單時直接列印出紙本發票
  2. 雲端發票:於 POS 下單時輸入手機條碼或自然人憑證條碼
  3. 捐贈發票:於 POS 下單時輸入捐贈碼(3-7 碼)

 

4. 發票印表機發生異常時該如何處理?

訂單結帳電子發票列印過程中,如 POS App 與發票印表機連線不穩定時,會跳出如下圖提示「發票印表機異常」。

請留意以下兩點:

  1. 請確認當前發票是否有列印出來。如請點按「取消」,避免重複列印;如沒有請點按「繼續」,以利正本發票印出。
  2. 請重複確認 iPad、POS App 與發票印表機連線狀態,可參考以下硬體排解流程進行。 

提醒您,如正本發票重複列印,請務必銷毀其中一張。如兩張皆給顧客,則中獎時會需由店家支付款項,因此請避免印出多張相同號碼的發票給顧客。



 

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